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Digitalización Erasmus+

¿Qué es la Digitalización de Erasmus+?

Es el proceso de digitalizar los procedimientos administrativos relacionados con la organización de las movilidades en las instituciones de educación superior, y agilizar el intercambio de datos académicos de los estudiantes entre ellas, mediante tres líneas fundamentales:

  • Simplificar los procesos administrativos relacionados con la organización de las movilidades de estudiantes, a través de:
    • El intercambio seguro de datos en la Red Erasmus sin papel (Erasmus Without Paper), conectando los sistemas de gestión propios o de un proveedor externo a esta red, o, cuando no se disponga de ninguno, a través de la plataforma Erasmus Dashboard,
    • Una infraestructura orientada al estudiante a través de:
      • La aplicación móvil Erasmus+ App (E+ App): punto de entrada único para para ayudar a los estudiantes en la búsqueda de toda la información que necesiten saber sobre las oportunidades que les ofrece Erasmus+ y, especialmente aquellas utilidades desarrolladas específicamente para facilitar los programas de intercambio.
      • La plataforma Online Learning Agreement (OLA+): que ofrece una preparación transparente y eficaz del Acuerdo de Aprendizaje en línea para garantizar que el estudiante obtenga el reconocimiento de las actividades completadas con éxito en el extranjero.
  • Facilitar la autenticación en línea de los estudiantes y de sus registros académicos en toda Europa, a través del desarrollo, dentro del proyecto MyAcademicID, de un identificador electrónico europeo de estudiante (ESI), que permita el acceso de los estudiantes a los servicios vinculados con su movilidad.
  • Establecer una identidad visual europea común de estudiante al permitir, dentro del proyecto de la Tarjeta Europea de Estudiante (ESC), que las instituciones de educación superior agreguen en sus tarjetas de estudiante ya existentes (físicas o virtuales) un holograma, un código QR y un identificador único, que transformen esas tarjetas en una Tarjeta Europea de Estudiante.

Todas estas líneas de actuación forman parte de la iniciativa de la Tarjeta Europea de Estudiantes (Erasmus Student Card Initiative, ESCI por sus siglas en inglés) de la Comisión Europea, iniciativa clave para lograr uno de los objetivos del Espacio Europeo de Educación para 2025.

Hoja de ruta del proceso de Digitalización

Todas las instituciones de educación superior necesitan estar conectadas a la red EWP para gestionar los Acuerdos de aprendizaje en línea para movilidad de estudiantes para estudios (LA), y renovar los Acuerdos inter-institucionales (IIA) para movilidad bilateral intraeuropea (entre países miembros de la UE y terceros países asociados al Programa Erasmus+).

Las instituciones de educación superior europeas con sistemas TI de gestión de movilidad de estudiantes propios o de proveedores externos debieron trabajar desde junio de 2021 en la conexión de sus sistemas a la red EWP, y aquellas instituciones que no usan ningún sistema TI para gestionar las movilidades debieron conectarse a la red a través del Erasmus Dashboard.

El año académico 2021/2022 se ha considerado como año de transición para que las instituciones implementen la gestión digital, y este año de transición se extendió hasta finales del año natural 2022 (31/12/2022).

Para el año natural 2023 las instituciones de educación superior deberán haber completado la implementación de la gestión digital (que forma parte de los compromisos de la ECHE). por lo que está cuestión será objeto de seguimiento por las Agencias Nacionales, en base a la Guía de seguimiento de la ECHE que publicará la Comisión europea, y que reflejará los esfuerzos de las instituciones para avanzar en el proceso de digitalización.

Aclaraciones sobre el Acuerdo Interinstitucional digital (IIA)

El acuerdo interinstitucional (IIA por sus siglas en inglés) es un documento que establece el marco de cooperación entre instituciones de educación superior titulares de la ECHE 2021-2027 que estén interesadas en intercambiar movilidades. El IIA es obligatorio para movilidades de estudiantes para estudios (SMS) y de personal para docencia (STA), Las instituciones que realicen solo movilidades de estudiantes para prácticas y/o movilidades de personal para formación no necesitan firmar acuerdos interinstitucionales, por lo que la información aquí proporcionada no es pertinente en su caso.

De cara Programa Erasmus 2021-2027 la renovación de los IIA existente, o la formalización de nuevos acuerdos tiene que realizarse obligatoriamente en línea a través de Red Erasmus sin papel (Erasmus Without Paper), bien utilizando la herramienta "IIA Manager" que estará disponible a través del EWP Dashboard, o bien a través de un sistema equivalente conectado a la red EWP.

Los Acuerdos vigentes deberán renovarse digitalmente, a través de la red EWP, tan pronto como sea posible, cuando los sistemas estén listos para su propósito y las instituciones estén listas para el intercambio de datos.

Cuando todavía las instituciones no estén listas, los flujos de movilidad del año académico 2022-2023 podrían sustentarse ya sea en la plantilla de IIA bilateral para movilidad intraeuropea (modelos en inglés en formato editable) o por la renovación de versiones antiguas del IIA de la fase anterior del Programa acompañadas de intercambios de correos electrónicos que actualicen las condiciones.

Se recomienda encarecidamente Implementar la gestión digital de los IIA lo antes posible y no esperar hasta el final del período de transición (31-12-2022).

Una vez que un acuerdo se ha renovado digitalmente, reemplazará el acuerdo existente.

Aclaraciones sobre el Acuerdo de aprendizaje (LA) en línea

El acuerdo de aprendizaje (LA por sus siglas en inglés) es un documento que detalla el programa de estudios o prácticas que realizarán los estudiantes durante sus actividades de movilidad en el extranjero, incluyendo los resultados del aprendizaje, y donde las tres partes firmantes (estudiante, organización de envío y de acogida) se comprometen a garantizar el posterior reconocimiento de la actividad de movilidad realizada en el extranjero sin ningún otro requisito.

De cara al Programa Erasmus+ 2021-2027 los LA están cambiando a una gestión digital. En una primera fase es el LA para movilidad de estudiantes para estudios el que cambia a una gestión digital.

Todos los LA para la movilidad de estudiantes para estudios deben tramitarse digitalmente a través de la red EWP tan pronto como sea posible, cuando los sistemas estén listos para su propósito y las instituciones estén listas para el intercambio de datos.

Cuando todavía las instituciones no estén listas los flujos de movilidad del año académico 2022-2023 podrán sustentarse en la plantilla de LA en línea para movilidad de estudiantes para estudios (modelos en inglés en formato editable).

Se recomienda encarecidamente haber implementado la gestión digital de los LA para movilidad de estudiantes para estudios ya en otoño de 2022, y no esperar hasta el final del período de transición (31-12-2022).

El identificador europeo de estudiante (ESI) es parte integral del LA en línea y deberá emitirse correctamente en la gestión este documento.

Aclaraciones sobre la autenticación e identificación en línea de los estudiantes (Identificador Europeo de Estudiante)

La gestión digital de la movilidad de estudiantes requiere que los servicios de Erasmus+ conozcan quién es el estudiante y cuál es su institución de origen, además es necesario que en el intercambio de datos los estudiantes estén identificados de forma única.

La solución adoptada por la CE utiliza el sistema de autenticación desarrollado por el proyecto MyAcademicID, que se apoya en el intercambio de identidades a través de la infraestructura del servicio de la inter-federación internacional eduGAIN. De modo que los estudiantes puedan iniciar sesión con sus credenciales digitales académicas en su acceso a todos los servicios vinculados a su movilidad Erasmus+, y estos reciban de inmediato todos los atributos necesarios, incluido el Identificador europeo de estudiante (ESI).

El Identificador europeo de estudiante (ESI), deberá emitirse incluso cuando el estudiante no vaya a utilizar la plataforma OLA o la Erasmus+ App, y será único, persistente, no dirigido, neutral en cuanto al protocolo y al transporte de datos, y formado por dos componentes principales:

  • Algo para identificar a la Institución: el código sHO (schacHomeOrganisation) que corresponde al dominio principal de internet de la institución.
  • Algo para identificar al estudiante: número de estudiante que identifique al estudiante de forma única dentro de la institución.

¿Cómo pueden resolver las instituciones de educación superior la autenticación de sus estudiantes?

  • Caso 1: La institución ya está conectada a la Federación nacional (RedIRIS) como proveedor de identidad, adherida a eduGAIN, y por lo tanto sus estudiantes pueden autenticarse utilizando las mismas credenciales académicas que utilizan para acceder a los servicios web de la propia institución.
    • Los responsables del proveedor de identidad de la institución deberán contactar con RedIRIS para que les asesore en el despliegue de los atributos necesarios, incluido el ESI (guía disponible en https://redir.is/guiaESI).
  • Caso 2: La institución todavía no está conectada a la Federación nacional (RedIRIS), o no lo está como proveedor de identidad adherida a eduGAIN, pero tiene la capacidad legal y operativa para hacerlo.
  • Caso 3: La institución no tiene la capacidad legal y operativa para desarrollar y operar un proveedor de identidad para sus estudiantes.
    • El SEPIE, RedIRIS y la UMA, con al apoyo de la UJI han desarrollado un Servicio de Gestión de Identidades y Accesos “SEPIE.id para Erasmus+” que irá abriendo progresivamente a las instituciones que necesiten ofrecer a sus estudiantes el acceso a los servicios web Erasmus+.

Identificador europeo de estudiante (ESI) y el Acuerdo de Aprendizaje

La Comisión Europea insta a todas las instituciones a acometer los pasos antes mencionados para emitir el ESI de sus estudiantes. No obstante, mientras las instituciones realiza estos pasos, la Comisión Europea no quiere que el ESI se convierta en un factor de bloqueo para la firma de acuerdos de aprendizaje, por lo que recomienda que al tramitar digitalmente el acuerdo de aprendizaje para movilidad de estudiantes para estudios:

  • Siempre que sea posible, se introduzca un ESI adecuado en el campo ESI del acuerdo de aprendizaje.
  • Si no es posible generar un ESI a tiempo para la firma del acuerdo de aprendizaje, se recomienda que se deje el campo en blanco en lugar de indicar otro número que pueda generar problemas en el sistema. Dejar el campo en blanco no impedirá la firma del acuerdo de aprendizaje ni su validez.

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